～ 大学職員が語る、Amazon連携で実現する効率的な調達業務の秘訣とは ～
2023年8月4日にAmazonビジネスと共催セミナーを開催いたしました。
第4弾目となる今回のセミナーは初のオフライン開催。
酷暑のなか多くの学校教職員様、各部署関係者様にご参加いただきました。
導入を検討される際に非常に多く寄せられるのが、実際に導入された学校側の反応や現場のリアルな話を聞きたいという声。
今回はそんなご要望にお答えして、三大学様とのパネルディスカッションを実施し、
疑問や問題に直面した際の対応や、調達業務の改善についてお伺いしてきました。
《登壇教員によるパネルディスカッション》
Dr.Budget/Amazonビジネス連携導入に至った経緯
「それらすべてに応えられたのがDr.Budgetでした」
【駒澤大学 山村 僚 様】
いままで使っていた他社システムのリプレイスに伴い、科研費以外にも学内研究費や出張予算などにも対応でき、多岐に渡る様式や運用ルールを統一したいと学内で検討した結果、
それらすべてに応えられたのがDr.Budgetでした。
Amazonビジネス連携は元々各教員に配布していたコーポレートカードによる調達方式と、他社Web調達システムによる調達方式を併用しておりましたが、事前承認機能がなかったため、誤発注や予算超過による無駄な処理が多数あり、
そのためAmazonビジネスとも自動連携が可能なDr.Budgetを導入することに決定しました
「事務処理の省略化やプライム会員によるメリットも非常に魅力的」
【大妻女子大学 鈴木 友理枝 様】
本学では各部署ごとに別々のシステムを利用していたため、学内全体でシステムを統一し、データの一元管理や事務処理の効率化を図るプロジェクトが進行しておりました。
複数業者のシステムと比較検討した結果、一番ヒアリングの満足度が高かったこと、登録方法も柔軟で以前から採用していた予算管理方法がそのまま継続できたこと、直感的なシステムで予算残高の把握もしやすいことも踏まえた結果、
Dr.Budget導入へと踏み切りました。
Amazonビジネス連携については、元々立替精算自体を抑制していなかった経緯もあり、導入前の実績では立替精算の割合が執行1万件に対しておよそ1/3にまで上っていました。
そんな折に他大学様で立替精算の削減成功を聞き、事務処理の省略化やプライム会員によるメリットも非常に魅力的なのもポイントとなりました。
Dr.Budget/Amazonビジネス導入にあたり
直面した苦労やハードルへの対処法
「複数業者と比較した項目表を作成して総合評価を」
【白梅学園大学 武田 和彦 様】
学内関係者、特にシステム関係部署への説明が一番苦労した点です。
その際、複数業者と比較した項目表を作成して総合評価をしてもらいました。具体的には、クラウド管理とサーバー管理での比較や
連携サービス、ランニングコストの面など、価格と提供サービスから見た作業効率の改善、使い勝手の良さや継続的に使用した場合の利点を説明し、ようやく導入への理解をもらえました。
「両社で協議を進めていき、コストを少しずつ調整していった」
【駒澤大学 山村 僚 様】
当時は各部署の出張予算を取りまとめる形で導入を進めていたので、関係部署との調整に苦労しました。アナログベースからシステムへの切替でパソコンに慣れていない教職員への理解を得るのもその内の一つです。
Amazonビジネス連携では運用方法や仕様について、密にNBソリューション・Amazonビジネス担当者との両社で協議を進めていき、そこにコストを少しずつ調整していった形です。
学内での調整や先生方へ向けた説明準備会をすべて年度末に詰め込んでいたので、そこが一番苦労しました。
導入前の説明会ではかなり細かいアナウンスを行っていたため、導入後は特に目立ったトラブルもなく、スムーズな運用ができております。
Dr.Budget/Amazonビジネスを導入し
業務はどのように改善されたか
「問い合わせ件数の分散化に伴い、人件費削減にまで繋がりました」
【大妻女子大学 鈴木 友理枝 様】
まずは、調達業務の工数が減りました。従来では申請者が職員へ見積依頼をし、職員が関連会社に依頼をして取得した見積を申請者へ送付して、申請者が別途Dr.Budgetで依頼書を作成していました。
職員と関連会社と双方で見積を取っていたせいで重複する作業が発生し、発注までにかかるリードタイムもあり、逆に立替精算が増えて審査や請求処理に追われるという悪循環になっていました。
Amazonビジネスに切替えたところ、それまでの手間がなくなり大幅な事務処理業務の削減化に成功。問い合わせ対応もAmazon側でカスタマーサポートがあるお陰で、部署への問い合わせ件数の分散化に伴い、結果的に人件費の削減にまで繋がりました。
「年度末にまとめて処理していた業務を前倒しで処理可能に」
【白梅学園大学 武田 和彦 様】
いままでは先生個人のAmazonアカウントで立替精算を行っていたので、購入履歴や未精算のものを年度末になって一気に紙で提出されていたのが常態でした。
Dr.BudgetとAmazonビジネスを同時期に導入してからは常に購入履歴を把握でき、状況を確認しながら事前のフォローやアナウンスを行えるようになったお陰で、年度末にまとめて処理していた業務を前倒しで処理することが可能に。
最初は購入履歴を事務側が把握することに先生方から疑問の声もありましたが、あくまで公費ということで管理の徹底を説明する形で納得してもらいました。
また、Amazonビジネスの一番のメリットとして、送料がほぼかからないという点が強かったです。いままではまとめ買いでないと送料を無料にできなかったのが、プライム会員になったことで解消し、より細かい購入も可能になりました。
「事前承認機能によって誤発注や予算超過の調達申請を事前に阻止」
【駒澤大学 山村 僚 様】
元々別のWeb調達システムを利用していたので、劇的に立替精算の数が減ったということはなかったんですが、一方で業務コスト自体をかなり削減することができました。
従来のシステムでAmazonを利用すると、コーポレートカードでの購入後に検収窓口へメールを転送し、職員が内容を確認してDr.Budgetへ転記という流れのため、300人以上の教員のカード利用明細と突合する手間が都度発生していました。
Amazonビジネス連携を導入したことで、他社のWeb調達システムとコーポレートカードを廃止へ。前のシステムになかった事前承認機能によって誤発注や、予算超過の調達申請を事前に阻止し、事務業務を大幅に削減することができました。
